Um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. O processo da reunião foi dividido em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.
- Convocação
( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada
( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião
( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião
( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.
( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.
( ) Reservei o horário da sala de reuniões
( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)
( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.
( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião
- Condução
( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião
( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.
( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.
( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.
( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.
( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.
( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.
( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.
- Acompanhamento
( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.
( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.
( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.
Não se esqueçam pessoal: "Planejamento é essencial" =D
Fonte: Você com mais tempo
