Como Arquivar

Vamos falar um pouco sobre arquivamento, uma das tarefas mais importantes da secretária, o bom arquivamento permitirá a fácil localização de documentos bem como organizar da melhor forma possível a empresa. Iremos ler essa matéria do site doceshop.com.br e comentar posteriormente ;)

"Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações."

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

* Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
* Revelar o que está para ser feito
* Diminuir a duplicidade de trabalho
* Evitar repetições desnecessárias de experiências
* Evitar improvisos e inadequações
* Encontrar bons parceiros e fornecedores
* Avaliar o empreendimento por partes
* Avaliar o empreendimento com um todo
* Transmitir ordens e ensinar como fazer
* Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões. Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

* As exigências da legislação pública
* Organização interna da empresa.

Os princípios básicos para começar arquivar são:

* A classificação dos tipos de documentos
* A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.
A técnica de arquivamento das pastas vazias

É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.

As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las.

• 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
• 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
• 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
• 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
• 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
• 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
• 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
• 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
• 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
• 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.
• 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
• 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
• 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
• 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
• 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
• 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
• 16.01 – Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis, documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc… Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta para análise.
• 16.02 – Cartões de visita. Colecione os cartões de visitas recebidos durante eventos, palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro para você se lembrar das pessoas depois.
• 16.03 – Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar sua agenda e as anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Uma excelente maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.

Fonte: http://www.doceshop.com.br

Luz na escuridão

Luz na escuridão

Um dia, um menino de 3 anos estava na oficina do pai, vendo-o fazer arreios e selas. Quando crescesse, queria ser igual ao pai. Tentando imitá-lo, tomou um instrumento pontudo e começou a bater numa tira de couro. O instrumento escapou da pequena mão, atingindo-lhe o olho esquerdo.

Logo mais, uma infecção atingiu o olho direito e o menino ficou totalmente cego.

Com o passar do tempo, embora se esforçasse para se lembrar, as imagens foram gradualmente desaparecendo e ele não se lembrava mais das cores. Aprendeu a ajudar o pai na oficina, trazendo ferramentas e peças de couro.

Ia para a escola e todos se admiravam da sua memória. De verdade, ele não estava feliz com seus estudos. Queria ler livros. Escrever cartas, como os seus colegas. Um dia, ouviu falar de uma escola para cegos.

Aos dez anos, Louis chegou a Paris, levado pelo pai e se matriculou no instituto nacional para crianças cegas. Ali havia livros com letras grandes em relevo. Os estudantes sentiam, pelo tato, as formas das letras e aprendiam as palavras e frases. Logo o jovem Louis descobriu que era um método limitado. As letras eram muito grandes. Uma história curta enchia muitas páginas. O processo de leitura era muito demorado. A impressão de tais volumes era muito cara. Em pouco tempo o menino tinha lido tudo que havia na biblioteca.

Queria mais. Como adorava música, tornou-se estudante de piano e violoncelo. O amor à música aguçou seu desejo pela leitura. Queria ler também notas musicais.

Passava noites acordado, pensando em como resolver o problema. Ouviu falar de um capitão do exército que tinha desenvolvido um método para ler mensagens no escuro. A escrita noturna consistia em conjuntos de pontos e traços em relevo no papel. Os soldados podiam, correndo os dedos sobre os códigos, ler sem precisar de luz.

Ora, se os soldados podiam, os cegos também podiam, pensou o garoto. Procurou o capitão Barbier que lhe mostrou como funcionava o método. Fez uma série de furinhos numa folha de papel, com um furador muito semelhante ao que cegara o pequeno.

Noite após noite e dia após dia, Louis trabalhou no sistema de Barbier, fazendo adaptações e aperfeiçoando-o. Suportou muita resistência. Os donos do instituto tinham gasto uma fortuna na impressão dos livros com as letras em relevo. Não queriam que tudo fosse por água abaixo.

Com persistência, Louis Braille foi mostrando seu método. Os meninos do instituto se interessavam. À noite, às escondidas, iam ao seu quarto, para aprender. Finalmente, aos 20 anos de idade, Louis chegou a um alfabeto legível com combinações variadas de um a seis pontos.

O método Braille estava pronto. O sistema permitia também ler e escrever música. A ideia acabou por encontrar aceitação. Semanas antes de morrer, no leito do hospital, Louis disse a um amigo: "Tenho certeza de que minha missão na Terra terminou."

Dois dias depois de completar 43 anos, Louis Braille faleceu. Nos anos seguintes à sua morte, o método se espalhou por vários países.

Finalmente, foi aceito como o método oficial de leitura e escrita para aqueles que não enxergam. Assim, os livros puderam fazer parte da vida dos cegos. Tudo graças a um menino imerso em trevas, que dedicou sua vida a fazer luz para enriquecer a sua e a vida de todos os que se encontram privados da visão física.

Há quem use suas limitações como desculpa para não agir nem produzir. No entanto, como tudo deve nos trazer aprendizado, a sabedoria está, justamente, em superar as piores condições e realizar o melhor para si e para os outros.

O prognóstico

O prognóstico

Uma jovem mãe, submetida a um tratamento contra câncer, voltou do hospital sem cabelos, por causa da radioterapia, e muito consciente da sua aparência.

Estava sentada na cozinha, quando seu filho apareceu na porta, olhando-a curiosamente.

Quando a mãe iniciou o discurso que ensaiara para ajudá-lo a entender o que via, o menino se aproximou e aconchegou-se em seu colo, quietinho, a cabeça recostada em seu peito.

A mãe acariciou a cabecinha do filho e disse: "Você vai ver como daqui a pouco o meu cabelo vai crescer e eu vou ficar melhor, como era antes."

O menininho se levantou, olhou para a mãe pensativo. Com a espontaneidade de seus seis anos, respondeu: "Seu cabelo está diferente, mas seu coração está igualzinho."

A mãe não precisava mais esperar por "daqui a pouco" parar melhorar. Com os olhos cheios de lágrimas, ela se deu conta de que já estava muito melhor.

Check List para Reuniões Produtivas

Um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. O processo da reunião foi dividido em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.

• Convocação

( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada

( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião

( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião

( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.

( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.

( ) Reservei o horário da sala de reuniões

( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)

( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.

( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião

• Condução

( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião

( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.

( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.

( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.

( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.

( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.

( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.

( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.

• Acompanhamento

( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.

( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.

( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.

Não se esqueçam pessoal: "Planejamento é essencial" =D

Fonte: Você com mais tempo

Feche a boca e abra os braços

Uma amiga ligou com notícias perturbadoras: a filha solteira estava grávida.

Relatou a cena terrível ocorrida no momento em que a filha finalmente contou a ela e ao marido sobre a gravidez. Houve acusações e recriminações, variações sobre o tema "Como pôde fazer isso conosco?" Meu coração doeu por todos: pelos pais que se sentiam traídos e pela filha que se envolveu numa situação complicada como aquela. Será que eu poderia ajudar, servir de ponte entre as duas partes?

Fiquei tão arrasada com a situação que fiz o que faço – com alguma frequência – quando não consigo pensar com clareza: liguei para minha mãe. Ela me lembrou de algo que sempre a ouvi dizer. Imediatamente, escrevi um bilhete para minha amiga, compartilhando o conselho de minha mãe: "Quando uma criança está em apuros, feche a boca e abra os braços."

Tentei seguir o mesmo conselho na criação de meus filhos. Tendo tido cinco em seis anos, é claro que nem sempre conseguia. Tenho uma boca enorme e uma paciência minúscula.

Lembro-me de quando Kim, a mais velha, estava com quatro anos e derrubou o abajur de seu quarto. Depois de me certificar de que não estava machucada, me lancei numa invectiva sobre aquele abajur ser uma antiguidade, sobre estar em nossa família há três gerações, sobre ela precisar ter mais cuidado e como foi que aquilo tinha acontecido – e só então percebi o pavor estampado em seu rosto. Os olhos estavam arregalados, o lábio tremia. Então me lembrei das palavras de minha mãe. Parei no meio da frase e abri os braços.

Kim correu para eles dizendo:

– Desculpa... Desculpa – repetia, entre soluços. Nos sentamos em sua cama, abraçadas, nos embalando. Eu me sentia péssima por tê-la assustado e por fazê-la crer, até mesmo por um segundo, que aquele abajur era mais valioso para mim do que ela.

– Eu também sinto muito, Kim – disse quando ela se acalmou o bastante para conseguir me ouvir. - Gente é mais importante do que abajures. Ainda bem que você não se cortou.

Felizmente, ela me perdoou. O incidente do abajur não deixou marcas perenes. Mas o episódio me ensinou que é melhor segurar a língua do que tentar voltar atrás após um momento de fúria, medo, desapontamento ou frustração.

Quando meus filhos eram adolescentes – todos os cinco ao mesmo tempo – me deram inúmeros outros motivos para colocar a sabedoria de minha mãe em prática: problemas com amigos, o desejo de ser popular, não ter par para ir ao baile da escola, multas de trânsito, experimentos de ciência malsucedidos e ficar em recuperação. Confesso, sem pudores, que seguir o conselho de minha mãe não era a primeira coisa que me passava pela mente quando um professor ou diretor telefonava da escola. Depois de ir buscar o infrator da vez, a conversa do carro era, algumas vezes, ruidosa e unilateral.

Entretanto, nas ocasiões em que me lembrava da técnica de mamãe, eu não precisava voltar atrás no meu mordaz sarcasmo, me desculpar por suposições errôneas ou suspender castigos muito pouco razoáveis. É impressionante como a gente acaba sabendo muito mais da história e da motivação por trás dela quando está abraçando uma criança, mesmo uma criança num corpo adulto. Quando eu segurava a língua, acabava ouvindo meus filhos falarem de seus medos, de sua raiva, de culpas e arrependimentos. Não ficavam na defensiva porque eu não os estava acusando de coisa alguma. Podiam admitir que estavam errados sabendo que eram amados, apesar de tudo. Dava para trabalharmos com "o que você acha que devemos fazer agora", em vez de ficarmos presos a "como foi que a gente veio parar aqui?"

Meus filhos hoje estão crescidos, a maioria já constituiu a própria família. Um deles veio me ver há alguns meses e disse "Mãe, cometi uma idiotice..."

Depois de um abraço, nos sentamos à mesa da cozinha. Escutei e me limitei a assentir com a cabeça durante quase uma hora enquanto aquela criança maravilhosa passava o seu problema por uma peneira. Quando nos levantamos, recebi um abraço de urso que quase esmagou os meus pulmões.

– Obrigado, mãe. Sabia que você me ajudaria a resolver isto.

É incrível como pareço inteligente quando fecho a boca e abro os braços.

Fonte:

Diane C. Perrone
Histórias para aquecer o coração das mães
Jack Canfield, Mark Victor Hansen e outros
Editora Sextante