Check List para Reuniões Produtivas

Um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. O processo da reunião foi dividido em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.

• Convocação

( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada

( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião

( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião

( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.

( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.

( ) Reservei o horário da sala de reuniões

( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)

( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.

( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião

• Condução

( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião

( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.

( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.

( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.

( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.

( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.

( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.

( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.

• Acompanhamento

( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.

( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.

( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.

Não se esqueçam pessoal: "Planejamento é essencial" =D

Fonte: Você com mais tempo

Feche a boca e abra os braços

Uma amiga ligou com notícias perturbadoras: a filha solteira estava grávida.

Relatou a cena terrível ocorrida no momento em que a filha finalmente contou a ela e ao marido sobre a gravidez. Houve acusações e recriminações, variações sobre o tema "Como pôde fazer isso conosco?" Meu coração doeu por todos: pelos pais que se sentiam traídos e pela filha que se envolveu numa situação complicada como aquela. Será que eu poderia ajudar, servir de ponte entre as duas partes?

Fiquei tão arrasada com a situação que fiz o que faço – com alguma frequência – quando não consigo pensar com clareza: liguei para minha mãe. Ela me lembrou de algo que sempre a ouvi dizer. Imediatamente, escrevi um bilhete para minha amiga, compartilhando o conselho de minha mãe: "Quando uma criança está em apuros, feche a boca e abra os braços."

Tentei seguir o mesmo conselho na criação de meus filhos. Tendo tido cinco em seis anos, é claro que nem sempre conseguia. Tenho uma boca enorme e uma paciência minúscula.

Lembro-me de quando Kim, a mais velha, estava com quatro anos e derrubou o abajur de seu quarto. Depois de me certificar de que não estava machucada, me lancei numa invectiva sobre aquele abajur ser uma antiguidade, sobre estar em nossa família há três gerações, sobre ela precisar ter mais cuidado e como foi que aquilo tinha acontecido – e só então percebi o pavor estampado em seu rosto. Os olhos estavam arregalados, o lábio tremia. Então me lembrei das palavras de minha mãe. Parei no meio da frase e abri os braços.

Kim correu para eles dizendo:

– Desculpa... Desculpa – repetia, entre soluços. Nos sentamos em sua cama, abraçadas, nos embalando. Eu me sentia péssima por tê-la assustado e por fazê-la crer, até mesmo por um segundo, que aquele abajur era mais valioso para mim do que ela.

– Eu também sinto muito, Kim – disse quando ela se acalmou o bastante para conseguir me ouvir. - Gente é mais importante do que abajures. Ainda bem que você não se cortou.

Felizmente, ela me perdoou. O incidente do abajur não deixou marcas perenes. Mas o episódio me ensinou que é melhor segurar a língua do que tentar voltar atrás após um momento de fúria, medo, desapontamento ou frustração.

Quando meus filhos eram adolescentes – todos os cinco ao mesmo tempo – me deram inúmeros outros motivos para colocar a sabedoria de minha mãe em prática: problemas com amigos, o desejo de ser popular, não ter par para ir ao baile da escola, multas de trânsito, experimentos de ciência malsucedidos e ficar em recuperação. Confesso, sem pudores, que seguir o conselho de minha mãe não era a primeira coisa que me passava pela mente quando um professor ou diretor telefonava da escola. Depois de ir buscar o infrator da vez, a conversa do carro era, algumas vezes, ruidosa e unilateral.

Entretanto, nas ocasiões em que me lembrava da técnica de mamãe, eu não precisava voltar atrás no meu mordaz sarcasmo, me desculpar por suposições errôneas ou suspender castigos muito pouco razoáveis. É impressionante como a gente acaba sabendo muito mais da história e da motivação por trás dela quando está abraçando uma criança, mesmo uma criança num corpo adulto. Quando eu segurava a língua, acabava ouvindo meus filhos falarem de seus medos, de sua raiva, de culpas e arrependimentos. Não ficavam na defensiva porque eu não os estava acusando de coisa alguma. Podiam admitir que estavam errados sabendo que eram amados, apesar de tudo. Dava para trabalharmos com "o que você acha que devemos fazer agora", em vez de ficarmos presos a "como foi que a gente veio parar aqui?"

Meus filhos hoje estão crescidos, a maioria já constituiu a própria família. Um deles veio me ver há alguns meses e disse "Mãe, cometi uma idiotice..."

Depois de um abraço, nos sentamos à mesa da cozinha. Escutei e me limitei a assentir com a cabeça durante quase uma hora enquanto aquela criança maravilhosa passava o seu problema por uma peneira. Quando nos levantamos, recebi um abraço de urso que quase esmagou os meus pulmões.

– Obrigado, mãe. Sabia que você me ajudaria a resolver isto.

É incrível como pareço inteligente quando fecho a boca e abro os braços.

Fonte:

Diane C. Perrone
Histórias para aquecer o coração das mães
Jack Canfield, Mark Victor Hansen e outros
Editora Sextante

Maneiras de dizer as coisas

Uma sábia e conhecida anedota árabe diz que, certa feita, um sultão sonhou que havia perdido todos os dentes. Logo que despertou, mandou chamar um adivinho para que interpretasse seu sonho.

- Que desgraça, senhor! Exclamou o adivinho. Cada dente caído representa a perda de um parente de vossa majestade.

- Mas que insolente - gritou o sultão, enfurecido. Como te atreves a dizer-me semelhante coisa? Fora daqui!

Chamou os guardas e ordenou que lhe dessem cem açoites. Mandou que trouxessem outro adivinho e lhe contou sobre o sonho.

Este, após ouvir o sultão com atenção, disse-lhe:

- Excelso senhor! Grande felicidade vos esta reservada. O sonho significa que haveis de sobreviver a todos os vossos parentes.

A fisionomia do sultão iluminou-se num sorriso, e ele mandou dar cem moedas de ouro ao segundo adivinho. E quando este saía do palácio, um dos cortesãos lhe disse admirado:

- Não é possível! A interpretação que você fez foi a mesma que o seu colega havia feito. Não entendo porque ao primeiro ele pagou com cem açoites e a você com cem moedas de ouro.

- Lembra-te meu amigo - respondeu o adivinho - que tudo depende da maneira de dizer...

Um dos grandes desafios da humanidade é aprender a arte de comunicar-se. Da comunicação depende, muitas vezes, a felicidade ou a desgraça, a paz ou a guerra.

Que a verdade deve ser dita em qualquer situação, não resta duvida. Mas a forma como ela é comunicada é que tem provocado, em alguns casos, grandes problemas. A verdade pode ser comparada a uma pedra preciosa. Se a lançarmos no rosto de alguém pode ferir, provocando dor e revolta. Mas se a envolvemos em delicada embalagem e a oferecemos com ternura, certamente será aceita com facilidade.

A embalagem, nesse caso, é a indulgência, o carinho, a compreensão e, acima de tudo, a vontade sincera de ajudar a pessoa a quem nos dirigimos.

Ademais, será sábio de nossa parte, antes de dizer aos outros o que julgamos ser uma verdade, dize-la a nós mesmos diante do espelho.

E, conforme seja a nossa reação, podemos seguir em frente ou deixar de lado o nosso intento. Importante mesmo, é ter sempre em mente que o que fará diferença é a maneira de dizer as coisas..

Nasrudin visita a Índia

O célebre e contraditório personagem sufi Mulla Nasrudin visitou a Índia. Chegou a Calcutá e começou a passear por uma de suas movimentadas ruas. De repente viu um homem que estava vendendo o que Nasrudin acreditou que eram doces, ainda que na realidade fossem chiles apimentados. Nasrudin era muito guloso e comprou uma grande quantidade dos supostos doces, dispondo-se a dar-se um grande banquete. Estava muito contente, se sentou em um parque e começou a comer chiles a dentadas. Logo que mordeu o primeiro dos chiles sentiu fogo no paladar. Eram tão apimentados aqueles "doces" que ficou com a ponta do nariz vermelha e começou a soltar lágrimas até os pés. Não obstante, Nasrudin continuava levando os chiles à boca sem parar. Espirrava, chorava, fazia caretas de mal estar, mas seguia devorando os chiles. Assombrado, um passante se aproximou e disse-lhe:

-Amigo, não sabe que os chiles só se comem em pequenas quantidades?

Quase sem poder falar, Nasrudin comentou:

-Bom homem, creia-me, eu pensava que estava comprando doces.

Mas Nasrudin seguia comendo chiles. O passante disse:

-Bom, está bem, mas agora já sabes que não são doces. Por que segues comendo-os?

Entre tosses e soluços, Nasrudin disse:

-Já que investi neles meu dinheiro, não vou jogá-los fora.

O Grande Mestre disse: Não sejas como Nasrudin. Toma o melhor para tua evolução interior e joga fora o desnecessário ou pernicioso, mesmo que tenhas investido muito dinheiro ou tempo neles.

O bem mais precioso

Há muitos e muitos anos, um rapaz e uma moça se apaixonaram e resolveram se casar. Quase não tinham dinheiro, mas não ligavam para isso. A confiança mútua gerava a fé num belo futuro, desde que tivessem um ao outro. Assim, marcaram a data para se unir em corpo e alma.


Antes do casamento, a moça fez um pedido ao noivo:

- Não posso nem imaginar que um dia a gente possa se separar. Mas pode ser que com o tempo a gente se canse um do outro, ou que você se aborreça e me mande de volta a meus pais. Prometa que, se algum dia isso acontecer, me deixará levar comigo o bem mais precioso que eu tiver então.

O noivo riu, achando uma bobagem o que ela dizia, mas a moça não ficou satisfeita enquanto ele não fez a promessa por escrito e devidamente assinada. Casaram-se. Decididos a melhorar de vida, trabalharam arduamente e foram recompensados. Cada novo sucesso os fazia mais determinados a sair da pobreza, e trabalhavam ainda mais. O tempo passou e o casal prosperou. Conquistaram uma situação estável, cada vez mais confortável, e finalmente ficaram ricos. Mudaram-se para uma ampla casa, fizeram novos amigos e se cercaram dos prazeres da riqueza. Mas dedicados em tempo integral à prosperidade financeira, aprenderam a pensar mais nas coisas do que um no outro. Discutiam sobre o que comprar, quanto gastar, como aumentar o patrimônio.

Certo dia, enquanto preparavam uma festa para amigos importantes, discutiram sobre uma bobagem qualquer - o sabor do molho, os lugares à mesa, ou coisa assim. Começaram a levantar a voz, a gritar, e chegaram às inevitáveis acusações.

- Você não liga para mim! - gritou o marido. - Só pensa em você, em roupas e jóias. Pegue o que achar mais precioso, como prometi, e volte para a casa dos seus pais. Não há motivo para continuarmos juntos.

A mulher empalideceu e encarou-o com um olhar magoado, como se acabasse de descobrir uma coisa insuspeitada.

- Muito bem - disse ela baixinho - quero mesmo ir embora. Mas devemos ficar juntos esta noite e receber nossos amigos, para salvar as aparências.

A noite chegou. Começou a festa, com todo o luxo e fartura que a riqueza permitia. Alta madrugada, os convidados se retiraram e o marido adormeceu. Ela então fez com que o levassem à casa dos pais dela e o pusessem na cama.

Quando ele acordou na manhã seguinte, não entendeu o que tinha acontecido. Não sabia onde estava e, quando sentou-se na cama para olhar em volta , a mulher acercou-se da cama.

- Querido marido - disse ela - você prometeu que se algum dia me mandasse embora eu poderia levar o bem mais precioso que tivesse no momento. Você é o que tenho de mais precioso. Quero você mais do que tudo na vida, e só a morte poderá nos separar.

Nesse momento, ele viu o quanto ambos tinham sido egoístas. Tomou a esposa nos braços e beijaram-se ternamente. No mesmo dia voltaram para casa, mais apaixonados do que nunca.